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Digitale Büroassistenz - Dokumente unkompliziert ablegen und wiederfinden

Wie organisiere ich meinen Schreibtisch? Welche Dokumente habe ich überhaupt und wie und wo finde ich sie?

Seit 2010 berät und begleitet das im HAMTEC ansässige Unternehmen FLEXKONTOR GmbH in Kooperation mit fodocs kleine und mittelständische Unternehmen aller Branchen, wie z. B. Handwerker, bundesweit bei der Vereinfachung der täglichen Büroarbeit.

Digitale Lösungen gibt es zu diesem Thema viele. Zentrale Probleme sind in den meisten Fällen eine zu große Komplexität und ein damit einhergehender hoher Aufwand, ein solches System einzuführen; vor allem für Einzelunternehmer, die noch über keine Bürokraft verfügen.

Thomas Ormeloh – FLEXKONTOR GmbH – und Jan Fohler – fodocs – liefern nicht nur eine einfache und kostengünstige Software, sondern schulen die Selbständigen, deren Personal und übernehmen auf Wunsch das gesamte Dokumentenmanagement für ihre Kunden mit eigenem Fachpersonal. Die Angebotspalette reicht vom Startermodul für Kleinunternehmen bis hin zum Big Business Paket.

Mit einem vorkonfigurierten Dokumentenscanner werden Dokumente und Belege eingescannt und anschließend weiterbearbeitet.

Rechnungen und Kassenbelege werden im Software-System FIBUscan erfasst. Im nächsten Schritt können Rechnungen einfach und mit wenigen Klicks durch das integrierte Online-Banking-System bezahlt werden. Der Kunde erhält eine tagesaktuelle Finanzübersicht, da die Kontoumsätze täglich bearbeitet werden.

Sonstige Dokumente wie die Tagespost, Personalunterlagen, Fahrzeugdokumente usw. werden im FLEXKONTORarchiv, einem digitalem Ordnungssystem, welches individuell auf den Kunden angepasst wird, abgelegt; entweder vom Kunden selbst, oder vom Dienstleister FLEXKONTOR und fodocs.

Alle buchhalterisch relevanten Dokumente können optional direkt zum Steuerberater oder Buchhaltungsbüro übertragen und in das dort vorhandene Finanzbuchhaltungssystem exportiert werden. Sämtliche Unterlagen sind leicht über die integrierte Volltextsuche wiederzufinden. Ein mobiler Zugriff über Smartphone oder Tablet ist ebenso möglich.

Jan Fohler erklärt: „Die Unternehmen konzentrieren sich auf ihr Kerngeschäft. Wir halten ihnen den Rücken im Backoffice frei. Benötigte Informationen stehen jederzeit zur Verfügung.“

„Gibt es Fragen zu konkreten Vorgängen, steht jedem Kunden ein persönlicher Ansprechpartner zur Verfügung, der ortsunabhängig unterstützt.“ erläutert Thomas Ormeloh.

Flexkontor GmbH
Münsterstr. 5
59065 Hamm
Geschäftsleitung: Thomas Ormeloh
www.flexkontor.de
info@flexkontor.de

Foto: ©unsplash.com

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