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Neu im HAMTEC: Büroarbeit DIGITAL!

Einfacher und besser, flexibel und mobil!

Ob StartUP oder etabliertes Unternehmen - ohne Ablage geht es nicht. Rechnungen, Lieferscheine, Kontoauszüge. Alles muss verwaltet werden.

Früher erhielten wir sämtliche Unterlagen auf Papier, das in entsprechenden Ordnern abgelegt wurde. Heute geschieht dies zunehmend auf elektronischem Wege und die Nachrichten/Informationen können dann  u.a. mit Outlook verwaltet werden. Nicht selten werden sie auch heute noch ausgedruckt und anschließend in Ordnern abgelegt.

Dies ist in Zeiten der DIGITALISIERUNG nicht zeitgemäß. Stichwort: Papierloses Büro! Hier kommt die neu im HAMTEC angesiedelte Flexkontor GmbH ins Spiel, die seit Jahren bundesweit kleine und mittlere Unternehmen erfolgreich auf ihrem Weg in die digitale Welt begleitet.

Als Basis wird ein elektronischer Aktenschrank („FLEXKONTORarchiv“) verwendet, der alle kaufmännischen Bereiche abdeckt und gemeinsam mit dem Kunden an die bestehende Organisationsstruktur angepasst – bzw. bei Startups direkt bei der Gründung aufgebaut – wird. Papierdokumente werden über einen Scanner erfasst, elektronische Dokumente einfach per Drag&Drop in den Aktenschrank eingefügt.

„Diese Dokumente können vielfältig bearbeitet und genutzt werden. Komfortables Auffinden, Zerlegen und Heften, E-Mail-Versand, Wiedervorlage, Verschlüsselung und natürlich die Archivierung sind nur der Anfang. Anwender behalten die vollständige Verfügungsgewalt über ihre Dokumente und die Ablage. Von beliebigen Endgeräten kann weltweit auf Dokumente und die Bearbeitungsfunktionen sicher zugegriffen werden. Selbstverständlich ist die Datensicherheit jederzeit gewährleistet und die gemeinsame Nutzung und Bearbeitung von Dokumenten („Share“) wird effektiv und effizient unterstützt. Die Dokumente sind weiterhin unmittelbar mit der vorhandenen Standardsoftware bearbeitbar“, erläutert Thomas Ormeloh, Geschäftsführer der Flexkontor GmbH.

Für die Anbindung an die Finanzbuchhaltung bietet Flexkontor ergänzend die Softwarelösung „FIBUscan“, die die elektronische Ablage so ergänzt, dass Eingangs- und Ausgangsrechnungen sowie Kassenbelege auch steuerrechtlich erfasst werden. Durch das integrierte Online-Banking kann direkt aus FIBUscan bezahlt, die Kontodaten abgerufen und auch dem Steuerberater zur Verfügung gestellt, bzw. in das verwendete FIBU-Programm importiert werden Der Überblick über Forderungen und Verbindlichkeiten ist stets gewährleistet. Der Austausch von Papierbelegen wird somit überflüssig.

Die technischen Möglichkeiten werden die organisatorischen Abläufe nachhaltig verändern. Die Eingangspost kann in Zukunft außer Haus eingescannt werden und steht dann direkt digital zur Verfügung. Auch hier bietet Flexkontor (www.fkos.de)  schon heute gute Lösungen.

 

Flexkontor GmbH
Geschäftsführung Thomas Ormeloh
Münsterstr. 5
59065 Hamm
Telefon 02381 / 489491
info@flexkontor.de
www.flexkontor.de

HAMTEC GmbH
Hammer Technologie- und Gründerzentrum
Münsterstr. 5
59065 Hamm
Telefon: 02381 / 688 0
info@hamtec.de
www.hamtec.de

Geschäftsführung: Andreas Est

Foto: © shutterstock.com/Sashkin

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